De informatie die voor een bedrijf van belang is, kent vele verschijningsvormen. Het grootste deel bestaat uit allerlei verschillende soorten documenten: brieven, facturen, rapporten, faxen, formulieren, e-mail, spreadsheets, computer output, multimediabestanden, webpagina’s enz. Bovendien bereikt al deze informatie uw organisatie langs uiteenlopende kanalen en bevindt ze zich veelal op diverse locaties.

Rapporten van Gartner, Forrester en andere analisten benadrukken het belang van e-mail als misschien wel het meest vitale en in ieder geval het meest gebruikte bedrijfsmatige communicatie medium. Bij veel bedrijven en instellingen wordt voorbijgegaan aan het gegeven dat een dergelijk belang samen moet gaan met de verantwoordelijkheden die dit met zich meebrengt.