Blog

In zes stappen efficiënter werken en processen optimaliseren

Stap 5 transformeren en stap 6 monitoren

In deze blog worden de stappen 5 transformeren en 6 monitoren van het Docspro Business Acceleration Model (DBAM) behandeld. Als product owner of manager kunnen onze business consultants u ondersteunen in het realiseren van uw doelstellingen. Zo kan robotisering wellicht de optimalisatie van bepaalde processen realiseren, maar waar gaat u beginnen? Met behulp van de stappen van het Docspro Business Acceleration Model (DBAM) kunnen onze business consultants u hierbij helpen. Maar hoe ziet dit model eruit en wat levert het u op?

Wil je op de hoogte blijven van onze ontwikkelingen? Volg ons dan via onze social media kanalen of nieuwsbrief.
LinkedIn Nieuwsbrief

Docspro Business Acceleration Model

In de eerste blog zijn de eerste stappen identificeren en analyseren van het DBAM doorlopen. Hierin zijn er processen geïdentificeerd die geschikt zijn voor robotisering en zijn de huidige processen grondig geanalyseerd. In de tweede blog zijn stap 3 verbeteren en 4 presenteren van het DBAM behandeld.

De stappen worden toegelicht aan de hand van een praktijkvoorbeeld bij een Nederlandse retailer, waar de manager van de crediteurenadministratie als opdracht heeft meegekregen om de werkdruk van medewerkers op zijn afdeling significant te verminderen en anderzijds de snelheid van de verwerking met 10% te verhogen.

Stap 5: transformeren

Na stap 4 presenteren volgt de volgende fase transformeren. Wij kunnen het proces transformeren met de door u gekozen digitale oplossing. Bovendien instrueren en trainen wij de medewerkers, die hiermee aan het werk gaan, zodat de applicatie het rendement verhoogt en uw medewerkers ondersteund worden in de nieuwe manier van werken.

Stap 5 transformeren is zodoende een cruciale stap voor het laten slagen van het verbetertraject. In deze fase dienen medewerkers op de juiste manier betrokken en geïnformeerd worden bij de nieuwe manier van werken om het optimale resultaat voor de organisatie te behalen.

Hoe hebben we de transformatie in de praktijk aangepakt?

Een veel voorkomende fout die gemaakt wordt tijdens de transformatie van een organisatie is om de focus volledig op het implementeren van de technische oplossing te leggen. Zeker de inzet van software robots vergt veel van het verandervermogen van medewerkers en zodoende is het ontzettend belangrijk om hier de juiste aandacht aan te besteden. Wat we bij de retailer hebben gedaan is:

1. Het opleiden van medewerkers
2. De ‘geboorte’ van de nieuwe virtuele collega gevierd

Door medewerkers zelf op te leiden zijn zij zelf in staat om kleine aanpassingen of onderhoud aan de robots te verrichten. Op deze manier wordt de afhankelijkheid van de leverancier geminimaliseerd.

Om de acceptatie van de softwarerobot, nieuwe virtuele collega, binnen de organisatie te vergroten hebben wij geboortekaartjes verstrekt om de geboorte van de nieuwe, virtuele collega aan te kondigen en zelfs beschuit met muisjes op de afdelingen uitgedeeld.

Het resultaat van het opleiden van medewerkers en het vieren van de ‘geboorte’ is dat de medewerkers zich positiever opstellen ten opzichte van de inzet van robots voor de handmatig repeterende handelingen. Er is direct een vliegende start gemaakt door de medewerkers op deze manier te betrekken en te informeren. Tegelijkertijd vindt de implementatie van robots plaats waar consultants van Docspro gezamenlijk met medewerkers van de retailer de robots configureren. Zodoende worden deze medewerkers direct opgeleid en volgen zij daarnaast ook trainingen om het beheer uit te kunnen voeren.

Stap 6: monitoren

Na de transformatie en implementatie van de digitale oplossing monitoren wij de resultaten. U wilt namelijk zeker weten, dat deze digitale oplossing ook voor u werkt in de toekomst. Wij ook. Zo gaan wij na of uw doelstellingen gehaald zijn en voeren verdere verbeteringen door indien nodig.

Wat gebeurt er na de implementatie van de digitale oplossing?

Nadat de softwarerobots geïmplementeerd zijn bij de retailer is het van belang om de processen constant te blijven monitoren. Dit wordt aan de ene kant gedaan doordat de robots zelf op dagelijkse basis rapporten opleveren over de taken die zij hebben uitgevoerd en de bijbehorende resultaten. Daarnaast is het van belang dat er wordt gekeken naar het verder optimaliseren van het proces. De business consultant is zodoende ieder kwartaal aanwezig om de processen opnieuw volgens het DBAM onder de loep te nemen. Dit heeft geleid tot verdere optimalisatie binnen de al geïmplementeerde robots, maar ook het verlengen van de processen, waardoor er een verdere automatisering heeft plaatsgevonden.

Met dit optimaliseringstraject van de retailer in samenwerking met Docspro zijn de doelstellingen van de manager van de crediteurenadministratie ruimschoots gerealiseerd. Sterker nog, er is veel meer geoptimaliseerd dan waar op voorhand rekening mee was gehouden. Inmiddels zijn ook andere afdelingen aangehaakt en worden er meerdere verbetertrajecten uitgevoerd.

Hiermee zijn alle stappen van het Docspro Business Acceleration Model doorlopen en besproken. Wilt u alles terug lezen? Zie de gerelateerde artikelen hieronder. Bent u ook benieuwd naar de laatste ontwikkelingen op het gebied van procesoptimalisatie? Meld u aan voor onze nieuwsbrief en hou onze social media in de gaten!

Vragen of behoefte aan meer informatie?

Rima de BruijnHeeft u vragen of zou u eens contact willen hebben over wat een business consultant voor u kan betekenen in het verbeteren van uw processen? Vul onderstaand formulier in en Rima neemt contact met u op!

 

 

Relevante artikelen

Stel een vraag Offerte